Desde hace más de quince años, nuestro sitio web (ahora diseñado como una revista académica “EDIS” para gestión de manuscritos enviados y “Ask IFAS” para interacción con las audiencias de Extensión) ha contado entre sus publicaciones con versiones en español, dedicadas a una audiencia hispana que no solo habita en Florida sino en todo el país y el continente americano. Así por ejemplo, si vamos a los archivos, podemos encontrar en 2006 publicaciones como Guía para Operadores Profesionales de Herbicidas para el Control del Árbol de Corteza de Papel o El Gusano Tejedor de la Caoba, Macalla thyrsisalis Walker y muchas otras más a lo largo de toda la trayectoria. El objetivo siempre ha sido brindar información con respaldo técnico y aval académico a productores, estudiantes y otros grupos de interés.

Sin embargo, el proceso de someter un documento en EDIS no solo en español sino en cualquier otro lenguaje atiende a una serie de reglas que se derivan de las pautas normales que deben seguir las publicaciones académicas. A continuación, los requisitos básicos a seguir:

1. La publicación original es en inglés. Por ahora todos los documentos originales se someten en inglés (con su correspondiente proceso de revisión por pares) y luego se genera la versión en español.
2. Documentos vigentes. Las traducciones deben tener como base publicaciones de EDIS actualizadas, no archivadas. Para esto, EDIS puede proporcionar un listado de los documentos que se encuentran activos.
3. Revisión de las referencias. Se deben revisar las referencias de otros documentos usados para la versión en español y actualizar las direcciones electrónicas si es necesario. Sin embargo, las fuentes originales no deben ser traducidas, puesto que originalmente están en inglés.
4. Revisiones periódicas. Puede ser que la versión original en inglés requiera alguna revisión para luego ser traducida al español, en ese caso se debe contactar a los autores y solicitar la revisión. Si se debe modificar podría ser momento adecuado para incluir el propósito y la audiencia, si no lo tiene.
5. Autoría. Se mantienen los autores originales del documento, en el mismo orden en el que aparecen en su versión en inglés, pero los traductores pueden aparecer como coautores (si son investigadores o académicos). Actualmente estamos haciendo cambios al sistema para distinguir los autores de contenido de los autores de la traducción.
6. Identificación del traductor o traductora. Se puede contratar un servicio externo de traducción, sin embargo, debe ser aprobado por el director del centro, editor o líder del programa de Extensión, el objetivo es garantizar el uso experto de términos y la claridad de los contenidos.
7. Materiales anexos. Todos los materiales extras que contenga una publicación deberán ser traducidos, en la medida de lo posible. Aquí se incluyen infografías, créditos de las imágenes, guiones de un video, etc.
8. Revisión final. Como parte del proceso de EDIS, el documento traducido es revisado por el editor en español que forma parte del equipo de editores del journal, quien podrá hacer recomendaciones y comentarios.
9. Ayuda de la IA. Los programas de traducción, la inteligencia artificial y otros recursos tecnológicos, podrían ser empleados como apoyo, pero los documentos de EDIS/AskIFAS no deben ser traducidos por completo por una máquina. Para más información, se puede consultar el texto: Guidelines for EDIS authors when using AI Tools.

Puede ser que para algunos autores, traductores o agentes de Extensión este proceso no sea tan rápido como se desearía, particularmente si se necesita algún material para brindar apoyo en alguna actividad de Extensión, sin embargo, para mantener la calidad y utilidad de los documentos de EDIS/AskIFas, es necesario seguir el proceso. De esta manera garantizamos el excelente servicio de información que ha caracterizado a UF/IFAS mediante EDIS en casi dos décadas de vida.

¿Tienes algún documento en mente que esté en inglés, pero sabes que sería muy bien aprovechado por una audiencia que habla español? ¡Simplemente ponte manos a la obra, ponte en contacto con el autor original de la publicación que te interese, completa todo el proceso y vamos a publicarlo!

“What is required to publish in Spanish on EDIS in 2024?

For over fifteen years, our website (now styled as an academic journal “EDIS” for manuscript management and “Ask IFAS” for interaction with Extension audiences) has included Spanish versions of its publications, catering to a Hispanic audience not only in Florida but throughout the United States and the Americas. If we delve into the archives, we can find publications from 2006 in Spanish such as Guía para Operadores Profesionales de Herbicidas para el Control del Árbol de Corteza de Papel or El Gusano Tejedor de la Caoba, Macalla thyrsisalis Walker, among many others over the years. The goal has always been to provide technically backed and academically endorsed information to producers, homeowners, and other interested groups.

However, the process of submitting a document to EDIS, not only in Spanish but in any language, follows a set of rules derived from typical academic publishing standards. Here are the basic requirements:

The original publication is in English. Currently, all original documents are submitted in English (with the corresponding peer-review process), and then the Spanish version is generated.

Up-to-date source material. Translations must be based on updated EDIS publications, not archived ones. For this, EDIS can provide a list of active documents.

Handling of references. The references from the source document used for the Spanish version must be reviewed, and electronic addresses updated if necessary. In most cases, the original sources should not be translated since they are originally in English.

Periodic reviews. It may be that the original English version requires some revision before being translated into Spanish. In that case, authors should be contacted to request the review. If modification is needed, it might be an appropriate time to include the purpose and audience if not already present.

Authorship. The original authors of the document are retained, in the same order as they appear in the English version, but translators may appear as co-authors (if they are researchers or academics). We are currently making changes to the system to distinguish content authors from translation authors.

Identification of the translator. An external translation service can be hired, but the manuscript must have language review and approval to ensure the expert use of terms and clarity of content.

Supplemental materials. All additional materials included in a publication should be translated as much as possible. This includes infographics, image credits, video scripts, etc.

Final review. As part of the EDIS process, the translated document is reviewed by the Spanish editor who is part of the journal’s editing team, who may have recommendations and comments.

AI assistance. Translation programs, artificial intelligence, and other technological resources could be employed as support, but EDIS/AskIFAS documents should not be fully translated by a machine. For more information, you can refer to the text: Guidelines for EDIS authors when using AI Tools.

For some authors, translators, or Extension agents, this process may not be as fast as desired, especially if material is needed to support Extension activities. However, to maintain the quality and usefulness of EDIS/AskIFAS documents, it is necessary to follow certain rules in the process. This way, we ensure the excellent information service that has characterized UF/IFAS through EDIS in almost two decades of existence.

Do you have a document in mind that is in English but would be well-received by a Spanish-speaking audience? Simply get to work, contact the original author of the publication you’re interested in, complete the entire process, and let’s publish it!”

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